Het bedrijf en de situatie Stayokay is een Nederlandse hostelketen met veel gastcontact, veel locaties en wisselende teams. Collega’s wilden slimmer en sneller werken met nieuwe hulpmiddelen, maar hadden weinig tijd voor lange trainingen. Na een drukke dienst blijft er simpelweg geen uur over voor theorie.

Wat ze wilden bereiken Niet “meer kennis op papier”, maar merkbaar beter werk op de vloer. Kortere, vriendelijke mails. Sneller antwoord op veelgestelde vragen. Minder gehannes met teksten. En vooral: iets dat blijft hangen.

Wat we aantroffen Iedereen zag kansen, maar er was geen vast ritme. Mensen deden losse proefjes. Een paar dingen werkten, andere verdwenen weer. Teams vroegen om houvast dat past bij het tempo van de dag.

Onze aanpak

We kozen per team één concreet doel en oefenden met echte situaties: mails aan gasten, reacties op reviews, korte berichten voor social. Korte sessies op locatie, tussen de drukte door. Na elke sessie kon je meteen iets gebruiken: een voorbeeldtekst, een mini-checklist, een “zo begin je”. Per locatie koos het team een champion die het ritme vasthield.

Wat we neerzetten Geen dikke handboeken, wel een simpel ritueel: tien minuten aan het begin van de dienst. Even een voorbeeld bekijken, even proberen, klaar. Alles in de toon van Stayokay, met duidelijke “doe dit wel” en “laat dit weg”.

Hoe het landde Een frontoffice-medewerker herschreef in twee minuten een lastige mail. Korter, vriendelijker, duidelijker. De gast boekte dezelfde dag. Dat soort kleine succesjes trok anderen mee.

Resultaat Na zes weken waren de gewoontes ingesleten. Minder zoekwerk. Betere, kortere teksten. Minder correctierondes. Het werd gewoon onderdeel van het werk, zonder gedoe eromheen.

Tijd en team Zes weken. Per locatie een klein team en één champion. Eén begeleider vanuit CribConnects.